on ledger
Llega un punto en el que hay ponerse serio con la plata.
No es necesariamente porque te falte, pero porque sientes que podrías gastar mejor la que tienes, o estás pensando en un proyecto y un poco más de orden con los gastos es justo lo que necesitas. Llevar un presupuesto no te vendría mal, es solo cuestión de… llevarlo.
¿Cierto?
La respuesta obvia para quienes están acostumbrados a trabajar con un computador, es una planilla de cálculo. Microsoft Excel, Google Spreadsheet, Apple Numbers, o incluso LibreOffice Calc. El problema que tienen es que las planillas de calculo son demasiado genéricas para llevar finanzas, y hay que amoldarlas a lo que uno quiere. Cuando no se tiene claro que es lo que se quiere, esto puede terminar complicando la vida. Eso fué lo que me pasó a mi y terminé peleando con el excel más de lo que valía la pena.
Además, después de un tiempo de registrar y registrar ingresos y gastos, la planilla se vuelve un poco dificil de manejar.
Otra opción es GNUCash. GnuCash, por si no lo conocen, es un software para manejo de finanzas. Está pensado para finanzas personales, y también para manejar empresas pequeñas. Pero la verdad nunca me acostumbré. Puede ser porque era la primera vez que me encontré con el registro de partida doble, o talvez la interfaz de usuario, que no era, en ese tiempo, de lo más agraciada.
Otro problema que tenía con la planilla, y en menor medida con el archivo de GNUCash, era que el registro vivía en una sóla parte. Claro, ahora con Dropbox, Google Drive, Onedrive o similares, es más simple, pero no siempre fué facil mantener una copia definitiva de los archivos que fuese sencillo editar en todas partes. Menos si usas Windows en el trabajo, y Linux en la casa.
Por el trabajo, estoy acostumbrado a vivir en la Linea de Comando, y por casualidad me topé con Ledger, y como estaba aún experimentando con “soluciones” a mi problema, me dí el trabajo de pasar un poco de la información que ya tenía al formato de Ledger y probarlo.
Ledger… en serio?
Primero lo primero: Ledger no es para cualquiera, es una solución complicada para un problema que se puede complicar (pero no tiene que serlo).
En simple, es una herramienta para hacer calculos en un registro de partida doble.
Un registro de partida doble es un registro de contabilidad, que se usa para registrar el flujo de dinero. Esto es, de donde se obtiene, y en qué se gasta.
Ledger define un formato, pero no se encarga de la modificación del registro. Está pensado para que la modificación de el registro se realice con otras herramientas, siendo la más simple un mero editor de texto.
En este registro, se anota la información mínimas para poder seguir la transaccion:
- Fecha
- Receptor del Pago
- Cuenta de Origen del dinero
- Cuenta de Destino del dinero
…algo de la forma:
$ cat file.ledger
2017-02-20 Detinatario
Cuenta de Destino $1000
Cuenta de Origen -$1000
Con esta información, en el formato que ledger espera, podemos saber cuanto dinero hay en cada cuenta (el balance):
$ ledger -f file.ledger balance
$1000 Cuenta de Destino
$-1000 Cuenta de Origen
--------------------
0
Agregando un poco más de información, para poder ver realmente que es lo que está pasando:
$ cat file.ledger
2017-02-20 Destinatario
Cuenta de Destino $1000
Cuenta de Origen -$1000
2017-02-21 Destinatario 2
Cuenta de Destino 2 $500
Cuenta de Origen -$500
2017-02-22 Destinatario 3
Cuenta de Destino 3 $1200
Cuenta de Origen -$1200
podemos sacar un resumen de cuanta plata hay en cada cuenta:
$ ledger -f file.ledger balance
$1000 Cuenta de Destino
$500 Cuenta de Destino 2
$1200 Cuenta de Destino 3
$-2700 Cuenta de Origen
--------------------
0
o un registro de todas las transacciones que involucran a la cuenta de destino, incluyendo el valor que se movió en cada transaccion y, en cada registro, un total del dinero que se ha movido hasta ese momento:
$ ledger -f file.ledger register "Cuenta de Origen"
17-Feb-20 Destinatario Cuenta de Origen $-1000 $-1000
17-Feb-21 Destinatario 2 Cuenta de Origen $-500 $-1500
17-Feb-22 Destinatario 3 Cuenta de Origen $-1200 $-2700
simple, ¿cierto?…
¿cierto?
¿alguien?
Parte del “problema” de ledger es que es muy permisivo. Cualquier cosa puede ser una cuenta, y cualquier número puede ser una monede (si, ledger permite manejar diferentes monedas). Entonces es muy facil hacer las cosas muy complicadas, mucho más complicadas de lo necesario.
El “antidoto” para esto es tomar prestadas convesiones desde el mundo de la contabilidad financiera.
Lo usual es tener 5 cuentas “padres”, que ayudan a mantener el orden en el Flujo de dinero.
- Ingresos (Income): Cuentas donde ingresa el dinero.
- Activos (Assets): Cuentas que tienen los recursos, generalmente dinero.
- Gastos (Expenses): Cuentas para el registro de Gastos
- Pasivos (Liabilities): Cuentas para deudas.
- Capital (Equity): Cuentas para mantener el Capital. Normalmente se usa para “comenzar” el registro, indicando el estatus inicial de las finanzas.
Ojo, todo esto es convención, por lo que los nombres que se usan son al gusto del consumidor.
Junto con esto, ledger permite utilizar cuentas anidadas para guardar más detalle en los registros.
Además, como cada registro debe sumar cero, ledger permite dejar fuera del registro uno de los valores.
Con todo esto, podemos dejar ordenado el registro anterior. Además, aprovechamos de cambiarle los nombres a las cuentas para que tengan un poco más de sentido:
$ cat file.ledger
2017-02-20 Enel
Gastos:Cuentas:Luz $1000
Activos:Cuenta Corriente
2017-02-21 Aguas Andinas
Gastos:Cuentas:Agua $500
Activos:Cuenta Corriente
2017-02-22 Metrogas
Gastos:Cuentas:Gas $1200
Activos:Cuenta Corriente
el balance queda:
$ ledger -f file.ledger balance
$-2700 Activos:Cuenta Corriente
$2700 Gastos:Cuentas
$500 Agua
$1200 Gas
$1000 Luz
--------------------
0
y el registro de los gastos:
$ ledger -f file.ledger register Gastos
17-Feb-20 Enel Gastos:Cuentas:Luz $1000 $1000
17-Feb-21 Aguas Andinas Gastos:Cuentas:Agua $500 $1500
17-Feb-22 Metrogas Gastos:Cuentas:Gas $1200 $2700
Ahora tiene más sentido, ¿No?
De aquí en adelante, es sólo cosa de mantener el registro, y de ponerse creativo con las consultas que se pueden resolver.
Por ejemplo, con un registro (de mentira :P) para el 2016…
$ ledger -f file.ledger stats
Time period: 16-Jan-01 to 16-Dec-31 (365 days)
Files these postings came from:
file.ledger
Unique payees: 8
Unique accounts: 8
Number of postings: 172 (0.47 per day)
Uncleared postings: 0
Days since last post: 53
Posts in last 7 days: 0
Posts in last 30 days: 0
Posts seen this month: 0
puedes tener una idea de como estuvo el año:
$ ledger -f file.ledger --begin 2016-01-01 --end 2017-01-01 balance
$248977 Activos
$240000 Ahorro Vacaciones
$8977 Cuenta Corriente
$1076023 Gastos
$478650 Cuentas
$153550 Agua
$142900 Gas
$182200 Luz
$597373 Supermercado
$-1325000 Ingresos
$-125000 Pitutos
$-1200000 Trabajo
--------------------
0
o saber cuanto gastaste en total en cada una de las cuentas de la casa:
$ ledger -f file.ledger --begin 2016-01-01 --end 2017-01-01 register --yearly gastos:cuentas
16-Jan-01 - 16-Dec-31 Gastos:Cuentas:Agua $153550 $153550
Gastos:Cuentas:Gas $142900 $296450
Gastos:Cuentas:Luz $182200 $478650
o incluso cuanto fué el gasto promedio en supermercado:
$ ledger -f file.ledger --begin 2016-01-01 --end 2017-01-01 register --average --monthly gastos:supermercado
16-Jan-01 - 16-Jan-31 Gastos:Supermercado $46567 $46567
16-Feb-01 - 16-Feb-29 Gastos:Supermercado $50599 $48583
16-Mar-01 - 16-Mar-31 Gastos:Supermercado $47260 $48142
16-Apr-01 - 16-Apr-30 Gastos:Supermercado $57038 $50366
16-May-01 - 16-May-31 Gastos:Supermercado $48703 $50033
16-Jun-01 - 16-Jun-30 Gastos:Supermercado $78165 $54722
16-Jul-01 - 16-Jul-31 Gastos:Supermercado $46580 $53559
16-Aug-01 - 16-Aug-31 Gastos:Supermercado $37390 $51538
16-Sep-01 - 16-Sep-30 Gastos:Supermercado $49098 $51267
16-Oct-01 - 16-Oct-31 Gastos:Supermercado $46636 $50804
16-Nov-01 - 16-Nov-30 Gastos:Supermercado $43579 $50147
16-Dec-01 - 16-Dec-31 Gastos:Supermercado $45758 $49781
Esto es sólo un barniz de todo lo que se puede hacer.
Algunas ideas…
Lo anterior es una introducción muy básica de como se puede usar ledger.
Pero hay otras cosas que se pueden realizar.
A continuación algunas ideas, que han salido de algunas temas financieros en los que me he topado.
Limitar las cuentas que pueden aparecer en el registro
Como a ledger le da lo mismo como se llame una cuenta, es muy facil anotar una transaccion en una cuenta equivocada (por ejemplo, que tenga un error de ortografía):
$ cat file.ledger
2017-01-01 * Enel
Gastos:Cuentas:Luz $10000
Activos:Cuenta Corriente
2017-02-01 * Enel
Gastos:Cunetas:Luz $10000
Activos:Cuenta Corriente
Todo se ve normal, pero al ver el balance aparecen dos cuentas:
$ ledger -f file.ledger balance Gastos
$20000 Gastos
$10000 Cuentas:Luz
$10000 Cunetas:Luz
--------------------
$20000
Facil de ver cuando las cuentas son pocas, pero cuando son 100 cuentas distintas, y el registro de balance completo se extiende mucho, es mejor que el error sea más evidente.
Ledger permite restringir las cuentas que se pueden registrar en las transacciones, forzando a definirlas antes de que aparezcan en una transacción:
$ cat file.ledger
account Activos:Cuenta Corriente
account Gastos:Cuentas:Luz
2017-01-01 * Enel
Gastos:Cuentas:Luz $10000
Activos:Cuenta Corriente
2017-02-01 * Enel
Gastos:Cunetas:Luz $10000
Activos:Cuenta Corriente
así, al ejecutar el reporte, ledger indica claramente que hay un error, debido a que aparece una cuenta no declarada.
$ ledger --explicit --pedantic -f file.ledger balance Gastos
While parsing file "./file.ledger", line 9:
While parsing posting:
Gastos:Cunetas:Luz $10000
Error: Unknown account 'Gastos:Cunetas:Luz'
Cuando el registro se extiente harto, esto se agradece.
Efectivo, y gastos realizados con él.
Sacar efectivo es simple. Pero registrarlo puede complicarnos un poco. Puede quedar como Activo o como Gasto. Tiene sentido como Activo, si despues se van a registrar todos los gastos que se hagan con efectivo. Tiene sentido como Gasto si no nos interesa mucho que es lo que pasa con el efectivo.
Esa es la opción que uso yo. Sigo la opción pragmática, y evito usar efectivo para compras importantes, pero si quiero registrar algún gasto en particular que tuve que realizar con efectivo (¿Gastos con maestros? ¿la ida a la Feria?), se puede registrar el movimiento dentro de los mismos gastos:
$ cat file.ledger
2017-02-21 Efectivo
Gastos:Efectivo $40000
Activos:Cuenta Coriente
2016-02-21 Maestro
Gastos:Maestros $20000
Gastos:Efectivo
2017-02-21 Feria
Gastos:Feria $8000
Gastos:Efectivo
así, mantenemos el registro de gastos.
$ ledger -f file.ledger balance Gastos
$40000 Gastos
$12000 Efectivo
$8000 Feria
$20000 Maestros
--------------------
$40000
Gastos que tengo que hacer… pero aún no he hecho.
Ledger permite marcar las transacciones como realizadas (en inglés: cleared), con un asterisco (*) en frente del receptor de la transacción. Esto permite diferenciar entre transacciones que ya se realizaron, y transacciones que se aún no han finalizado. El ejemplo típico sería el tiempo que pasa entre entregar un cheque y que lo cobren.
Una transacción finalizada:
2017-02-21 * Receptor
Gastos:Foo $5000
Activos:Bar
y una transacción sin finalizar
2017-02-21 Receptor2
Gastos:Foo $3000
Activos:Bar
Entonces,
$ cat file.ledger
2017-02-21 * Receptor
Gastos:Foo $5000
Activos:Bar
2017-02-21 Receptor2
Gastos:Foo $3000
Activos:Bar
podemos diferenciar si la transacción está finalizada:
$ ledger -f file.ledger --cleared register Gastos
17-Feb-21 Receptor Gastos:Foo $5000 $5000
o no:
$ ledger -f file.ledger --uncleared register Gastos
17-Feb-21 Receptor2 Gastos:Foo $3000 $3000
Esto es util si quieres proyectar gastos al futuro y ver como se van a mover las finanzas de acuerdo a ese gasto. Cuando el gasto realmente se realice, basta con poner un * en el registro y listo.
Compras en cuotas.
Si usas tarjeta de crédito, a veces se puede suavizar un poco el golpe de compras grandes utilizando la compra en cuotas que normalmente ofrecen los bancos (en especial si son sin intereses 1 2 )
En ese caso, la compra se puede registrar marcando la fecha del pago de cada cuota:
$ cat file.ledger
2017-02-20 * Tienda
Gastos:Compras Irresponsables $300000
Deudas:Tarjeta de Credito -$100000 ; [=2017-03-01]
Deudas:Tarjeta de Credito -$100000 ; [=2017-04-01]
Deudas:Tarjeta de Credito -$100000 ; [=2017-05-01]
Con este registro, puedes saber cuando hiciste la compra:
$ ledger -f file.ledger register "Compras Irresponsables"
17-Feb-20 Tienda ..mpras Irresponsables $300000 $300000
y tambíen puedes ver cuando te toca pagar cada cuota:
$ ledger -f file.ledger --effective register "Tarjeta de Credito"
17-Mar-01 Tienda Deu:Tarjeta de Credito $-100000 $-100000
17-Apr-01 Tienda Deu:Tarjeta de Credito $-100000 $-200000
17-May-01 Tienda Deu:Tarjeta de Credito $-100000 $-300000
incluso aparece la Cuota si calculas cuanto te va a salir el cargo de la tarjeta un mes en particular.
$ ledger -f file.ledger --effective --begin 2017-04-01 --end 2017-05-01 balance Tarjeta
$-100000 Deudas:Tarjeta de Credito
Depositos a plazo
Los depósitos a plazo es más facil verlos como 2 transacciones. La primera, que va desde la cuenta de Activos (eg, la cuenta corriente) a otra cuenta de Activos para ahorro.
2017-01-21 * Banco
Activos:Deposito a Plazo $100000
Activos:Cuenta Corriente
y la segunda, que va desde la cuenta para ahorros de vuelta a la cuenta corriente. Esta transacción tiene el detalle de que se debe agregar el pequeño ingreso por intereses que entrega el Banco.
2017-02-21 * Banco
Activos:Cuenta Corriente $100100
Ingresos:Ganacia de Capitales -$100
Activos:Deposito a Plazo
así, si partimos con algo de dinero:
2016-12-31 * Inicio
Capitales:Dinero $100000
Activos:Cuenta Corriente
2017-01-21 * Banco
Activos:Deposito a Plazo $100000
Activos:Cuenta Corriente
2017-02-21 * Banco
Activos:Cuenta Corriente $100100
Ingresos:Ganacia de Capitales -$100
Activos:Deposito a Plazo
se ven los balances correctamente despues de que el depósito a plazo finalice:
$ ledger -f file.ledger balance
$100100 Activos:Cuenta Corriente
$-100000 Capital:Dinero
$-100 Ingresos:Ganacia de Capitales
--------------------
0